Biblioteca
Sube documentos, elige quién los lee, explora y busca, organiza con estantes y colecciones, y consulta el historial de versiones.
La Biblioteca es el hogar duradero de todo lo que se publica en tu empresa: los documentos que subes, los que publican tus agentes y el correo de un buzón conectado. Un archivo subido no solo se guarda: Nexa conserva el original, lee su texto, lo indexa para que tú y los agentes podáis buscarlo y citarlo, y le escribe un breve resumen y algunos temas. Esta página te enseña a añadir, encontrar, organizar y gestionar documentos.
Antes de empezar
- Abre Conocimiento › Biblioteca.
- Archie, el editor, es quien custodia la Biblioteca. Haz clic en Preguntar a Archie para encontrar, archivar o publicar documentos.
- Añadir documentos depende de un permiso que puede conceder una persona administradora del espacio de trabajo.
Quién lee un documento es una sola marca, visible en cada documento, y la marca manda:
- Privado: solo tuyo. Ningún colega lo ve, ningún agente puede abrirlo y queda fuera del conocimiento compartido de la empresa.
- Equipo: todo el espacio de trabajo, colegas y agentes por igual, puede leerlo y citarlo.
Cambiar la marca es un gesto de una persona: un agente puede sugerirlo, nunca decidirlo.
Sube documentos
Haz clic en Subir, en la cabecera.
Se abre la ventana Añadir documentos a la Library: tantos como necesites, archivos, carpetas enteras o archivos ZIP, de hasta 50 MB cada uno.
Suelta los archivos en la zona para soltar, o haz clic en Elegir archivos o Elegir una carpeta.
En ¿De quién son estos documentos?, elige Privado o Equipo. La elección es obligatoria. Un documento puede pasar de Privado a Equipo, y al revés, más adelante.
Lee la nota: para cada documento, Nexa escribe un breve resumen con un modelo de IA. El resumen usa los créditos de tu plan, y cada documento ocupa almacenamiento. Las imágenes y los escaneos se guardan tal cual, sin leerlos.
Haz clic en Subir, seguido del número de documentos.
Los archivos van de cinco en cinco. Puedes Pausar, Continuar, Reintentar los fallidos o Cerrar — sigue solo.
Al final, la ventana indica cuántos documentos hay en cada grupo: añadidos, ya estaban o no añadidos.
Cuando subes una carpeta, las carpetas se convierten en estantes, y las carpetas que contienen, en secciones.
Explora la Biblioteca
En Vista, elige Estante, Cuadrícula o Lista.
En la vista Estante, ordena los estantes Por fecha o Por formato, y coloca los libros De pie o Apilados. Los meses y años más antiguos se comprimen en lomos finos; haz clic en Expandir para abrirlos.
Ordena por Modificación · más recientes, Nombre · A → Z, Tamaño · más grandes o Tipo.
Usa la columna de la izquierda para filtrar: Todos, Lo que has subido, Compartidos contigo, Generados con IA, Pendientes de evaluación, Correo electrónico, Fijados, Abiertos recientemente y Etiquetas.
Todas las vistas agrupan los documentos por fecha: Hoy, Ayer, A principios de esta semana, después un estante por mes durante los últimos doce meses y después por año. Los documentos escritos por colegas de IA llevan una etiqueta IA junto al nombre del autor.
Busca
Escribe en Buscar documentos, etiquetas, autores…, en la barra de herramientas.
Los resultados respetan la marca: un documento privado nunca aparece en la búsqueda de otra persona.
Abre y previsualiza un documento
Haz clic en un documento.
Se abre el panel de detalle, con las pestañas Vista previa, Metadatos e Historial.
Vista previa muestra el documento: PDF, archivos de Word, hojas de cálculo, imágenes, texto y Markdown. Pantalla completa abre un lector más grande con zoom.
Metadatos muestra de dónde viene el documento, quién lo pidió y quién lo generó, su tamaño, su versión y sus fechas, y si se ha indexado.
Las presentaciones, los Estudios de datos y los mapas de flujos de trabajo se abren en su propia pantalla, con Abrir en el Estudio de presentaciones, Abrir el estudio o Abrir el mapa.
El pie del panel ofrece Descargar, Duplicar y Editar.
Cambia quién lee un documento
Abre el documento.
Arriba, el interruptor muestra Privado o Equipo, con una línea al lado: Solo para ti, o El equipo y sus agentes pueden leerlo.
Haz clic en la otra opción.
Si no puedes cambiarlo, el panel dice por qué. Solo la persona propietaria del documento cambia su marca.
Cambia varios documentos a la vez
Marca los documentos, o haz clic en Seleccionar los … para los documentos que se muestran.
Haz clic en Compartir con el equipo, Hacer privados o Eliminar.
Vuelve a hacer clic para confirmar: el botón pregunta ahora, por ejemplo, ¿Compartir 3 con el equipo? ¿Seguro?
Lo que no puedes cambiar se rechaza indicando su nombre, nunca se salta en silencio.
Organiza con estantes y colecciones
Los Estantes son lugares que organizas a mano: dos niveles, un único sitio por documento.
En la columna, haz clic en Nuevo estante y ponle nombre. Añade secciones con Nueva sección, desde Opciones del estante.
Arrastra el libro de un documento a un estante o a una sección para archivarlo. Deshacer lo revierte.
En el panel del documento, Archivado en muestra el lugar, con Mover y Quitar del estante.
Las Colecciones se llenan solas según una regla. No se mueve ni se duplica nada, y un documento puede estar en muchas colecciones.
Haz clic en Nueva colección y escribe un Nombre de la colección.
Define la regla: donde una etiqueta, un autor o un formato tiene un valor.
Haz clic en Crear la colección. Archie la mantiene al día.
Desde una etiqueta, Guardar como colección crea una colección con un clic.
Archie puede proponer una colección, con Crear o Descartar, o sugerir dónde archivar un documento, con Mover o Ignorar. Un distintivo junto a Colecciones cuenta las propuestas. Siempre confirmas tú.
Quitar un estante nunca elimina sus documentos, y quitar una colección no toca ningún documento.
Consulta el historial de versiones
Abre la pestaña Historial.
Aparece cada versión; la última dice actual.
Cada edición conserva la versión anterior, que ocupa almacenamiento hasta que se quita. Para liberar espacio, haz clic en Quitar en una versión antigua y confirma. Quitar una deja el documento como está.
Fija un documento
Haz clic en la estrella. Puedes fijar hasta tres documentos. El equipo da más peso a un documento fijado, y una definición de proyecto nueva lo adjunta por ti.
Los documentos fijados aparecen en Fijados, en la columna, y llevan una pequeña cinta en el estante.
Valora la entrega de un agente
Cuando un proyecto entrega su documento, una tarjeta en Pendientes te invita a valorarlo. Cualquier documento que producen tus agentes lleva un botón Ficha de evaluación.
Haz clic en Ficha de evaluación.
El trabajo entregado se abre al lado del contrato con el que se construyó, para que valores con la evidencia delante.
Puntúa cada línea del contrato de 1 a 5 estrellas, y añade una nota donde una estrella necesite palabras. Una línea que no valoras nunca cuenta en contra de nadie.
En Con tus palabras, di qué hizo que funcionara o qué devolverías.
Guarda.
La plataforma calcula la puntuación global como la media de lo que has puntuado. Valorar siempre es opcional.
Por qué importa tu ficha de evaluación
- Tu veredicto entra en el Cerebro de la empresa, firmado por ti. Pesa más que cualquier cosa que un agente anote sobre su propio trabajo. Cuando es pertinente, llega a los agentes como contexto: saben lo que pensaste de la última entrega.
- Lo que escribes se convierte en una lección. Tus palabras en Con tus palabras se convierten en una lección confirmada por ti, sin más aprobaciones. Se aplica a los agentes que hicieron este trabajo, cada vez que se vuelve a ejecutar la misma definición. Para un documento que no pertenece a ningún proyecto, la lección es solo tuya.
- Un veredicto no es una regla para todos. Nunca se saca un patrón para toda la empresa de una sola valoración.
- Nunca bloquea el trabajo. Una ficha de evaluación no reabre ni detiene nada; da forma a la próxima ejecución.
- Puedes retirarla. Tú, o una persona administradora, podéis eliminar de verdad un veredicto y su lección. No se puede deshacer.
Elimina y restaura
En el panel del documento, haz clic en Eliminar y confirma.
El documento se quita en el acto, y lo que los agentes recuerdan de él se va con él.
Para recuperarlo, haz clic en Restaurar en su panel.
Un agente, como Archie, solo puede proponer una eliminación. La propuesta llega a tus Pendientes.
Haz más con un documento
- Crear con Estudio convierte el documento en una presentación, un libro digital, una página con relato con desplazamiento, un documento visual de una página, un boletín, una entrada de blog, un Marco de pensamiento o un Estudio de datos, con el documento ya elegido como fuente.
- Abrir en el editor de documentos sigue trabajando en un documento editable.
- Abrir en Mi escritorio abre un cuaderno privado con el texto del documento.
- Convertir en proyecto abre Del documento al proyecto, con Silvestro revisándolo primero.
- Descargar como PDF te deja elegir una maquetación: Editorial, Barra lateral o Portada oscura. Solo cambia la impresión; el documento de la Biblioteca no se toca.
Lo que verás
- 0 documentos: Usa Subir, arriba, para añadir un archivo., con las formas en que un documento llega aquí.
- Aún no hay ningún documento compartido con el equipo.: abre un documento y pásalo a Equipo para que el espacio de trabajo, agentes incluidos, pueda leerlo.
- … ya estaba en tu Library, con el mismo contenido: no se añadió dos veces.
- … se quedó fuera antes del envío (más de 50 MB, o un archivo comprimido que no se pudo abrir).
- … se quedó Private: no se pudo abrir al Team.
- Añadir documentos no está entre tus permisos. La administración del workspace puede concedértelo.
- No se ha podido leer este archivo de Word o No hay texto legible en este archivo: usa Descargar para obtener el original.
- Sustituido: existe una versión publicada más reciente de esta entrega.
- Sin validar: esta entrega se publicó sin superar la verificación; léela con cuidado.
- No hay resultados para «…»: prueba con un término más amplio.
Conviene saber
- Cada miembro ve sus propios documentos, los documentos de equipo y los documentos compartidos con él.
- Un documento que publica un agente empieza como Equipo. Siempre puedes volver a hacerlo privado.
- Hacer privado un documento funciona hacia delante: sale del conocimiento compartido a partir de ahora, y no reescribe el pasado. Para quitarlo del todo, elimínalo.
- Dentro de un proyecto, un documento privado sigue siendo legible para los miembros del proyecto y sus agentes, porque un documento de proyecto pertenece a su proyecto.
- Eliminar un proyecto nunca elimina sus entregas. Se quedan en la Biblioteca.
- Las reglas de colección sobre etiquetas, autores y formatos funcionan en todos los idiomas. Una regla sobre las palabras de un título busca esas palabras literales, así que «pricing» no encontrará «prezzi»: usa en su lugar una regla de etiqueta.
- El correo de un buzón conectado aparece en Correo electrónico. Una conversación de correo tiene Comentar este hilo, que abre sobre ella una conversación del espacio de trabajo.
Relacionado
- Cerebro de la empresa: lo que el Cerebro aprende de los documentos de equipo, y los veredictos de las fichas de evaluación.
- Pendientes: solicitudes de eliminación e invitaciones a valorar.
- Mi escritorio: Añadir a la Biblioteca desde un cuaderno, y Abrir en Mi escritorio.
- Estudio de diseño: Crear con Estudio, y los borradores del Estudio que llegan aquí.
- Buzones y calendarios: el correo archivado como documentos de la Biblioteca.
- GitHub y Discord: el estante que lee Discord.
- Proyectos: los documentos dados a los proyectos.
- Facturación: los créditos que usan los resúmenes, y el almacenamiento.