Buzones y calendarios
Conecta tu buzón y tu calendario, elige quién los ve, envía las respuestas que redactan los agentes y fija dónde pueden reservar en firme.
Puedes traer tu correo y tu calendario a Nexa Agora con una sola regla: Trae tu correo y tu calendario. No sale nada sin tu sí. Los agentes leen tu correo y redactan respuestas, pero una respuesta solo sale cuando pulsas Enviar. Los agentes ven tu tiempo libre y reservan de forma provisional, y solo reservan en firme dentro de las franjas que permites. Esta página te enseña a conectar ambos y a mantener el control sobre ellos.
Antes de empezar
- Abre Gobernanza › Configuración › Integraciones. Tu correo y tu calendario están en la franja Para ti.
- Cada miembro conecta su propio buzón. Un buzón compartido con otras personas lo configura un propietario o un administrador.
- Los calendarios y Convierte el correo en trabajo están en los planes Pro y Enterprise.
Conecta un buzón
En Para ti, busca Correo y haz clic en Conectar un buzón.
La página te ofrece Cuatro formas de entrar.
Elige una:
Cada forma muestra lo que los agentes pueden hacer con ella: Lectura, Escritura y Enviar.
En Quién puede verlo, elige quién lee el buzón.
Un miembro lee Solo tú. Un buzón compartido con otras personas lo configura un administrador. Un propietario o un administrador elige Solo yo, Personas concretas o Todo el espacio de trabajo.
En la pantalla de Microsoft, deja marcados los permisos:
De vuelta en la página, ves Conectado a …. y La lectura ha empezado. Los mensajes nuevos llegan a tu Biblioteca a medida que se leen.
La primera carga lee desde los mensajes más antiguos, de cincuenta en cincuenta. Puede tardar un rato, y puedes salir de la página.
Conecta iCloud Mail
iCloud Mail se conecta con una contraseña específica de app, creada para Nexa Agora en tu cuenta de Apple. No es un inicio de sesión con Apple: Nexa Agora lee tu correo a través de los servidores de correo estándar de Apple, con esa contraseña. Tu cuenta de Apple necesita la autenticación de doble factor.
Elige iCloud Mail y después Configurarlo.
El panel muestra los pasos y rellena por ti el servidor de Apple.
Inicia sesión en account.apple.com y abre Inicio de sesión y seguridad y después Contraseñas específicas de app.
Crea una con el nombre Nexa Agora y cópiala. Apple solo la muestra una vez.
De vuelta en el panel, escribe tu dirección de iCloud como Nombre de usuario, por ejemplo nombre@icloud.com, y pega la Contraseña de aplicación.
Opcional: marca Dejar que los agentes escriban. También se rellena el servidor de envío de Apple, para que las respuestas puedan salir cuando las confirmes.
Haz clic en Conectar.
Puedes revocar la contraseña específica de app en tu cuenta de Apple cuando quieras.
Conecta otro buzón
Con cualquier proveedor, te conectas con IMAP y una contraseña de aplicación: una contraseña aparte que creas en los ajustes de seguridad de tu proveedor, no tu contraseña habitual. Puedes revocarla allí cuando quieras.
Elige Otro buzón y después Configurarlo.
Escribe la Dirección del servidor. La página de ayuda de tu proveedor la indica como IMAP.
Escribe tu Nombre de usuario, normalmente tu dirección completa.
Pega la Contraseña de aplicación.
Opcional: escribe la Carpeta que leen los agentes.
Opcional: marca Dejar que los agentes escriban, para que los agentes puedan marcar como leído, mover y redactar respuestas en tu carpeta de borradores.
Opcional: escribe un Servidor de envío, para las respuestas. Usa el mismo nombre de usuario y la misma contraseña de aplicación.
Conecta.
Gestiona un buzón
Cada fila de buzón muestra Conectado … y lo que pueden hacer los agentes: Los agentes pueden leerlo, responder con un borrador, enviar cuando lo confirmes.
- Comprobar ahora lee el buzón al momento.
- Leer en la Biblioteca abre sus mensajes en la Biblioteca.
- Desactivar detiene la lectura. No se elimina nada. Volver a activar reanuda la lectura en menos de cinco minutos.
- Quitar detiene la lectura y quita la fila. Los mensajes ya archivados se quedan en tu Biblioteca.
Convierte el correo en trabajo
En los planes Pro y Enterprise, un buzón puede convertir el correo nuevo en trabajo para un agente.
En los ajustes del buzón, busca Convierte el correo en trabajo.
Elige una opción:
Con Cuando yo lo pido, también puedes marcar a un remitente: escribe el Remitente que marcar y haz clic en Marcar. Un hilo nuevo de esa persona se convierte en trabajo por sí solo.
En la Biblioteca, una conversación de correo también tiene Comentar este hilo. Abre una conversación del espacio de trabajo sobre esa conversación de correo, donde el agente del buzón publica un resumen.
Envía o descarta una respuesta que ha redactado un agente
Los agentes nunca envían correo por su cuenta.
Pide a un agente que responda a un correo.
El agente escribe la respuesta como borrador en tu propio buzón. También la ves en tu aplicación de correo.
Abre Enfoque › Pendientes.
Una tarjeta muestra Correo · propuesto por … · para ti, con Para, Asunto y Texto.
Haz clic en Enviar para enviar exactamente este texto, desde tu propio buzón y a través de tu proveedor. O haz clic en Descartar: no se envía nada y el borrador se queda en tu buzón.
Conecta un calendario
En Para ti, busca Calendarios y haz clic en Conectar un calendario.
Elige uno:
Haz clic en Continuar a … e inicia sesión.
De vuelta en la página, ves Conectado a …. y Los agentes ya pueden ver tu tiempo libre. Traza una franja de reserva cuando quieras que reserven en firme.
Conecta iCloud Calendar
iCloud Calendar también se conecta con una contraseña específica de app, igual que iCloud Mail. No es un inicio de sesión con Apple.
Elige iCloud Calendar y después Configurarlo.
El servidor de Apple,
https://caldav.icloud.com, ya está rellenado.Crea una contraseña específica de app para Nexa Agora en tu cuenta de Apple, como en Conecta iCloud Mail.
Escribe tu dirección de iCloud como Nombre de usuario y pega la Contraseña de aplicación.
Opcional: escribe el nombre del Calendario. Déjalo vacío para usar el primer calendario de la cuenta.
Haz clic en Conectar.
Ves iCloud Calendar está guardado. La primera lectura indica si funciona.
iCloud guarda los calendarios de cada cuenta en un servidor regional, como https://p05-caldav.icloud.com. Si la primera lectura indica uno, el calendario muestra Guardado · lectura rechazada, con la dirección que debes usar. Desconéctalo y vuelve a conectarlo con esa dirección como Dirección del servidor.
Conecta un calendario CalDAV
Fastmail, Nextcloud y calendarios parecidos se conectan con CalDAV, el método estándar para llegar a un servidor de calendario, y una contraseña de aplicación.
Elige CalDAV y después Configurarlo.
Escribe la Dirección del servidor. Fastmail y Nextcloud indican cada uno la suya.
Escribe tu Nombre de usuario, normalmente tu dirección.
Pega la Contraseña de aplicación, creada en los ajustes de seguridad de tu proveedor.
Opcional: escribe el nombre del Calendario. Déjalo vacío para usar el primer calendario de la cuenta.
Haz clic en Conectar.
Ves Conectado a CalDAV.
Elige quién ve un calendario y traza franjas de reserva
Una franja de reserva es una aprobación previa permanente: un intervalo de tiempo en el que los agentes pueden reservar en firme. Fuera de ella, cada reserva te espera.
Abre la Configuración del calendario.
En Qué calendario, elige el calendario principal u otro. En Zona horaria, elige la zona que siguen las franjas.
En Quién puede verlo, elige Solo yo o Personas concretas. Los colegas que elijas lo leen en su agenda, sin gestionarlo.
En Franjas de reserva — tu aprobación previa permanente, haz clic en Añadir una franja, elige los días, De y A, y haz clic en Añadir.
El gráfico muestra el tiempo En firme y Provisional.
Dentro de una franja, los agentes reservan en firme, como mucho diez al día, en su propia categoría para que puedas distinguirlas. Para quitar una franja, haz clic en Quitar esta franja.
Los mismos ajustes contienen Desactivar, para que los agentes dejen de ver tu tiempo libre y de reservar, Volver a activar y Desconectar.
Consulta tus calendarios en Agenda
Abre Enfoque › Agenda.
La tarjeta Orden del día muestra tus calendarios.
Cambia entre Semana, hora a hora, y Lista. Muévete con Semana anterior, Esta semana y La semana que viene.
Una reserva que ha propuesto un agente aparece como provisional. Confírmala o recházala en tu calendario.
Plegado, el Orden del día deja una línea con tu próxima cita. Una campana se enciende 15 minutos antes de que empiece, y un punto se enciende junto a Agenda en la barra lateral.
Lo que verás
- El correo aún no está activado en este espacio de trabajo. No hay nada que configurar hasta que lo esté. y Los calendarios aún no están activados en este espacio de trabajo.
- Próximamente en una forma de conexión que no está activada, como Gmail por ahora.
- Guardado · lectura rechazada en un calendario — está guardado, pero su última lectura se rechazó. La fila indica el motivo; solo Conectados significa que los agentes lo leen.
- Planes Pro y Enterprise en la sección de calendarios, cuando tu plan no los incluye. Si lo intentas, recibes un rechazo con un enlace a Facturación.
- El servidor no ha aceptado este buzón. o El servidor no ha aceptado este calendario. — revisa la dirección, el nombre de usuario y la contraseña de aplicación.
- No se ha conectado nada., con el motivo. Por ejemplo: «Leer y organizar tu correo» se quedó sin marcar en la pantalla de …. Vuelve a intentarlo y déjalo marcado.
- Aún no hay franjas, así que nunca se reserva nada en firme. — cada reserva que hace un agente te espera como provisional.
- Requiere atención — un buzón necesita atención.
- Desactivado: la lectura se ha detenido. No se ha eliminado nada. — un administrador ha desactivado el buzón.
- Aún no hay calendario. en Agenda — conecta uno en Configuración › Integraciones.
Conviene saber
- El correo se lee cada cinco minutos, de cincuenta en cincuenta mensajes. Cada mensaje se convierte en un documento de tu Biblioteca, con remitente, fecha, asunto y cuerpo. Los mensajes de una misma conversación se agrupan.
- Un buzón configurado como Solo yo se convierte en tus documentos privados de la Biblioteca.
- Solo un buzón compartido con Todo el espacio de trabajo alimenta el Cerebro de la empresa. El contenido de los calendarios nunca lo alimenta.
- Los archivos adjuntos se quedan en el buzón hasta que abres uno.
- Los agentes encuentran el correo buscando. Una pregunta como «¿hemos recibido algún correo sobre Oceanic Teas?» se responde con el correo que puede ver la persona que pregunta.
- La persona propietaria de un buzón decide quién lo lee, si se convierte en trabajo y si se quita. Un administrador solo puede desactivar el buzón de otra persona.
- Un calendario sigue siendo de su propietario. Un propietario o un administrador ve todos los calendarios del espacio de trabajo, pero solo puede Desactivar los de otras personas. Solo la persona propietaria del calendario lo vuelve a activar.
- Los agentes acceden a un calendario en nombre de quien lo pidió: a uno privado, solo en un chat directo con su propietario o en una automatización del propio propietario; a uno compartido, solo para su propietario y los colegas con los que se comparte.
- Un calendario de iCloud se lee desde el servidor regional de iCloud de la cuenta (
https://pNN-caldav.icloud.com), que Apple no muestra. Un calendario conectado enhttps://caldav.icloud.comindica esa dirección en su primera lectura; desconéctalo y vuelve a conectarlo con esa dirección. - Cuando una persona sale del espacio de trabajo, sus buzones y calendarios se van con ella.
- Un modelo en tu propio ordenador se conecta en Nexa Bridge, no aquí.
Relacionado
- Agenda y automatizaciones — el Orden del día y las automatizaciones que usan tu correo o tu calendario.
- Pendientes — donde una respuesta redactada espera a Enviar.
- Biblioteca — donde llega el correo, y Comentar este hilo.
- Cerebro de la empresa — qué correo llega al Cerebro.
- GitHub y Discord — la franja Espacio de trabajo de la misma página.
- Nexa Bridge — un modelo en tu propio ordenador.
- Facturación — los planes que incluyen los calendarios y Convierte el correo en trabajo.