Boîtes aux lettres et calendriers
Connectez votre boîte aux lettres et votre calendrier, choisissez qui les voit, envoyez les réponses rédigées par les agents et définissez où les agents peuvent réserver de façon confirmée.
Vous pouvez faire entrer votre courrier et votre calendrier dans Nexa Agora, avec une règle : Faites entrer votre courrier et votre calendrier. Rien ne part sans votre accord. Les agents lisent votre courrier et rédigent des réponses, mais une réponse ne part que lorsque vous appuyez sur Envoyer. Les agents voient vos disponibilités et réservent de façon provisoire, et ne réservent de façon confirmée que dans les plages que vous autorisez. Cette page vous montre comment connecter les deux et en garder le contrôle.
Avant de commencer
- Ouvrez Gouvernance › Paramètres › Intégrations. Votre courrier et votre calendrier se trouvent dans la bande Pour vous.
- Chaque membre connecte sa propre boîte aux lettres. Une boîte partagée avec d’autres personnes est configurée par un propriétaire ou un admin.
- Les calendriers et Transformer le courrier en travail sont inclus dans les offres Pro et Enterprise.
Connectez une boîte aux lettres
Dans Pour vous, repérez E-mail et cliquez sur Connecter une boîte aux lettres.
La page propose Quatre façons d’entrer.
Choisissez-en une :
Chaque façon indique ce que les agents peuvent en faire : Lecture, Écriture et Envoyer.
Sous Qui peut la voir, choisissez qui lit la boîte aux lettres.
Un membre lit Vous seul. Une boîte partagée avec d’autres personnes est configurée par un administrateur. Un propriétaire ou un admin choisit Moi uniquement, Certaines personnes ou Tout le monde dans cet espace de travail.
Sur l’écran de Microsoft, laissez les autorisations cochées :
De retour sur la page, vous voyez Connecté à …. et La lecture a commencé. Les nouveaux messages arrivent dans votre Library au fil de la lecture.
Le premier remplissage lit à partir des messages les plus anciens, cinquante à la fois. Cela peut prendre un moment, et vous pouvez quitter la page.
Connectez iCloud Mail
iCloud Mail se connecte avec un mot de passe pour app, créé pour Nexa Agora dans votre compte Apple. Ce n’est pas une connexion avec Apple : Nexa Agora lit votre courrier par les serveurs de messagerie standard d’Apple, avec ce mot de passe. Votre compte Apple doit avoir l’authentification à deux facteurs.
Choisissez iCloud Mail, puis Configurer.
Le panneau liste les étapes et remplit pour vous le serveur d’Apple.
Connectez-vous sur account.apple.com et ouvrez Connexion et sécurité, puis Mots de passe pour app.
Créez-en un nommé Nexa Agora et copiez-le. Apple ne l’affiche qu’une seule fois.
De retour sur le panneau, saisissez votre adresse iCloud comme Nom d’utilisateur, par exemple name@icloud.com, et collez le Mot de passe d’application.
Facultatif : cochez Laisser les agents écrire. Le serveur d’envoi d’Apple est aussi rempli, pour que les réponses puissent partir une fois que vous les confirmez.
Cliquez sur Connecter.
Vous pouvez révoquer le mot de passe pour app dans votre compte Apple à tout moment.
Connectez une autre boîte aux lettres
Quel que soit le fournisseur, vous vous connectez avec IMAP et un mot de passe d’application : un mot de passe distinct que vous créez dans les paramètres de sécurité de votre fournisseur, pas votre mot de passe habituel. Vous pouvez le révoquer là-bas à tout moment.
Choisissez Une autre boîte aux lettres, puis Configurer.
Saisissez l’Adresse du serveur. La page d’aide de votre fournisseur l’indique comme IMAP.
Saisissez votre Nom d’utilisateur, en général votre adresse complète.
Collez le Mot de passe d’application.
Facultatif : saisissez le Dossier que les agents lisent.
Facultatif : cochez Laisser les agents écrire, pour que les agents puissent marquer comme lu, déplacer et rédiger des réponses dans votre dossier Brouillons.
Facultatif : saisissez un Serveur d’envoi, pour les réponses. Il utilise le même nom d’utilisateur et le même mot de passe d’application.
Connectez.
Gérez une boîte aux lettres
Chaque ligne de boîte aux lettres affiche Connectée … et ce que les agents peuvent faire : Les agents peuvent la lire, répondre en brouillon, envoyer après votre confirmation.
- Vérifier maintenant lit la boîte aux lettres immédiatement.
- Lire dans Library ouvre ses messages dans la Bibliothèque.
- Désactiver arrête la lecture. Rien n’est supprimé. Réactiver reprend la lecture dans les cinq minutes.
- Retirer arrête la lecture et supprime la ligne. Les messages déjà classés restent dans votre Bibliothèque.
Transformez le courrier en travail
Avec les offres Pro et Enterprise, une boîte aux lettres peut transformer le nouveau courrier en travail pour un agent.
Dans les réglages de la boîte aux lettres, repérez Transformer le courrier en travail.
Choisissez :
Avec Quand je le demande, vous pouvez aussi marquer un expéditeur : saisissez l’Expéditeur à marquer et cliquez sur Marquer. Un nouveau fil de sa part se transforme en travail de lui-même.
Dans la Bibliothèque, une conversation par e-mail propose aussi Discuter de ce fil. Cela ouvre une discussion de l’espace de travail sur cette conversation, où l’agent de la boîte aux lettres publie un récapitulatif.
Envoyez ou abandonnez une réponse rédigée par un agent
Les agents n’envoient jamais de courrier d’eux-mêmes.
Demandez à un agent de répondre à un e-mail.
L’agent rédige la réponse comme brouillon dans votre propre boîte aux lettres. Vous la voyez aussi dans votre application de messagerie.
Ouvrez Priorités › À traiter.
Une carte affiche Courriel · proposé par … · pour vous, avec À, Objet et Texte.
Cliquez sur Envoyer pour envoyer exactement ce texte, depuis votre propre boîte aux lettres, par votre fournisseur. Ou cliquez sur Abandonner : rien n’est envoyé, et le brouillon reste dans votre boîte aux lettres.
Connectez un calendrier
Dans Pour vous, repérez Calendriers et cliquez sur Connecter un calendrier.
Choisissez-en un :
Cliquez sur Continuer vers … et connectez-vous.
De retour sur la page, vous voyez Connecté à …. et Les agents voient désormais vos disponibilités. Tracez une plage de réservation quand vous voulez qu’ils réservent de façon confirmée.
Connectez iCloud Calendar
iCloud Calendar se connecte lui aussi avec un mot de passe pour app, de la même façon qu’iCloud Mail. Ce n’est pas une connexion avec Apple.
Choisissez iCloud Calendar, puis Configurer.
Le serveur d’Apple,
https://caldav.icloud.com, est rempli.Créez un mot de passe pour app pour Nexa Agora dans votre compte Apple, comme dans Connectez iCloud Mail.
Saisissez votre adresse iCloud comme Nom d’utilisateur et collez le Mot de passe d’application.
Facultatif : saisissez le nom du Calendrier. Laissez vide pour utiliser le premier calendrier du compte.
Cliquez sur Connecter.
Vous voyez iCloud Calendar est enregistré. La première lecture indique si cela fonctionne.
iCloud conserve les calendriers de chaque compte sur un serveur régional, comme https://p05-caldav.icloud.com. Si la première lecture en nomme un, le calendrier indique Enregistré · lecture refusée, avec l’adresse à utiliser. Déconnectez-le et connectez-le à nouveau avec cette adresse comme Adresse du serveur.
Connectez un calendrier CalDAV
Fastmail, Nextcloud et les calendriers similaires se connectent avec CalDAV, la façon standard de joindre un serveur de calendrier, et un mot de passe d’application.
Choisissez CalDAV, puis Configurer.
Saisissez l’Adresse du serveur. Fastmail et Nextcloud indiquent chacun la leur.
Saisissez votre Nom d’utilisateur, en général votre adresse.
Collez le Mot de passe d’application, créé dans les paramètres de sécurité de votre fournisseur.
Facultatif : saisissez le nom du Calendrier. Laissez vide pour utiliser le premier calendrier du compte.
Cliquez sur Connecter.
Vous voyez Connecté à CalDAV.
Choisissez qui voit un calendrier et tracez des plages de réservation
Une plage de réservation est une pré-autorisation permanente : un créneau où les agents peuvent réserver de façon confirmée. En dehors, chaque réservation vous attend.
Ouvrez les Paramètres du calendrier.
Sous Quel calendrier, choisissez le calendrier principal ou un autre. Sous Fuseau horaire, choisissez le fuseau que suivent les plages.
Sous Qui peut la voir, choisissez Moi uniquement ou Certaines personnes. Les collègues que vous choisissez le lisent dans leur Agenda, sans le gérer.
Sous Plages de réservation — votre pré-autorisation permanente, cliquez sur Ajouter une plage, choisissez les jours, De et À, puis cliquez sur Ajouter.
Le graphique affiche le temps Confirmé et Provisoire.
Dans une plage, les agents réservent de façon confirmée, dix fois par jour au plus, dans leur propre catégorie pour que vous les repériez. Pour supprimer une plage, cliquez sur Supprimer cette plage.
Les mêmes réglages proposent Désactiver, pour que les agents cessent de voir vos disponibilités et de réserver, Réactiver et Déconnecter.
Lisez vos calendriers dans l’Agenda
Ouvrez Priorités › Agenda.
La carte Ordre du jour affiche vos calendriers.
Passez de Semaine, heure par heure, à Liste. Naviguez avec Semaine précédente, Cette semaine et La semaine prochaine.
Une réservation proposée par un agent indique provisoire. Confirmez-la ou refusez-la dans votre calendrier.
Replié, l’Ordre du jour garde une ligne avec votre prochain rendez-vous. Une cloche s’allume 15 minutes avant son début, et un point s’allume à côté d’Agenda dans la barre latérale.
Ce que vous verrez
- Le courrier n’est pas encore activé pour cet espace de travail. Rien à configurer d’ici là. et Les calendriers ne sont pas encore activés pour cet espace de travail.
- Bientôt disponible sur une façon de se connecter qui n’est pas activée, comme Gmail pour le moment.
- Enregistré · lecture refusée sur un calendrier — il est enregistré, mais sa dernière lecture a été refusée. La ligne indique pourquoi ; seul Connecté signifie que les agents le lisent.
- Offres Pro et Enterprise sur la section des calendriers, lorsque votre offre ne les inclut pas. Essayer entraîne un refus avec un lien vers la Facturation.
- Le serveur n’a pas accepté cette boîte aux lettres. ou Le serveur n’a pas accepté ce calendrier. — vérifiez l’adresse, le nom d’utilisateur et le mot de passe d’application.
- Rien n’a été connecté., avec la raison. Par exemple : « Lire et organiser votre courrier » n’a pas été coché sur l’écran de …. Réessayez en le laissant coché.
- Pas encore de plages — donc rien n’est jamais réservé de façon confirmée. — chaque réservation faite par un agent vous attend comme provisoire.
- À surveiller — une boîte aux lettres demande votre attention.
- Désactivée — la lecture s’est arrêtée. Rien n’a été supprimé. — un admin a désactivé la boîte aux lettres.
- Pas encore de calendrier. dans l’Agenda — connectez-en un dans Paramètres › Intégrations.
Bon à savoir
- Le courrier est lu toutes les cinq minutes, cinquante messages à la fois. Chaque message devient un document dans votre Bibliothèque, avec l’expéditeur, la date, l’objet et le corps. Les messages d’une même conversation sont regroupés.
- Une boîte aux lettres réglée sur Moi uniquement devient vos documents Privés dans la Bibliothèque.
- Seule une boîte aux lettres partagée avec Tout le monde dans cet espace de travail alimente le Cerveau de l’entreprise. Le contenu des calendriers ne l’alimente jamais.
- Les pièces jointes restent dans la boîte aux lettres jusqu’à ce que vous en ouvriez une.
- Les agents trouvent le courrier par recherche. Une question comme « avons-nous reçu un e-mail à propos d’Oceanic Teas ? » reçoit une réponse tirée du courrier que la personne qui pose la question peut voir.
- La personne propriétaire d’une boîte aux lettres décide qui la lit, si elle se transforme en travail et s’il faut la retirer. Un admin peut seulement désactiver la boîte aux lettres de quelqu’un d’autre.
- Un calendrier reste à son propriétaire. Un propriétaire ou un admin voit tous les calendriers de l’espace de travail mais peut seulement Désactiver celui de quelqu’un d’autre. Seul le propriétaire du calendrier le réactive.
- Les agents accèdent à un calendrier au nom de la personne qui a demandé : un calendrier privé seulement dans une conversation directe avec son propriétaire, ou l’automatisation propre du propriétaire ; un calendrier partagé seulement pour son propriétaire et les collègues avec qui il est partagé.
- Un calendrier iCloud lit depuis le serveur iCloud régional du compte (
https://pNN-caldav.icloud.com), qu’Apple n’affiche pas. Un calendrier connecté surhttps://caldav.icloud.comnomme cette adresse à sa première lecture ; déconnectez-le et connectez-le à nouveau avec cette adresse. - Lorsqu’une personne quitte l’espace de travail, ses boîtes aux lettres et ses calendriers partent avec elle.
- Un modèle sur votre propre ordinateur se connecte dans Nexa Bridge, pas ici.
Voir aussi
- Agenda et automatisations — l’Ordre du jour, et les automatisations qui utilisent votre courrier ou votre calendrier.
- À traiter — là où une réponse rédigée attend Envoyer.
- Bibliothèque — là où arrive le courrier, et Discuter de ce fil.
- Cerveau de l’entreprise — quel courrier atteint le Cerveau.
- GitHub et Discord — la bande Espace de travail de la même page.
- Nexa Bridge — un modèle sur votre propre ordinateur.
- Facturation — les offres qui incluent les calendriers et Transformer le courrier en travail.