Agenda et automatisations
Lisez votre ordre du jour et l’Agenda, mettez en place des exécutions récurrentes d’agents, gouvernez les automatisations qui agissent pour vous et replanifiez des tâches.
L’Agenda montre ce qui s’exécute de soi-même, et quand le reste du travail arrive. Il comporte trois parties : l’Ordre du jour de vos calendriers, les Automatisations qui s’exécutent sans vous, et l’Agenda, une chronologie partagée de votre travail et de celui de vos agents. Cette page vous montre comment mettre en place une exécution récurrente d’un agent, garder la main sur les automatisations et gérer les tâches sur la chronologie.
Avant de commencer
- Ouvrez Priorités › Agenda.
- Silvestro préside la page. Cliquez sur Demander à Silvestro dans la barre du haut si quelque chose sur la chronologie mérite une explication.
- Chaque automatisation récurrente appartient à une personne, son propriétaire : rien ne s’exécute sans un nom attaché.
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Ouvrez Priorités › Agenda.
Une ligne sous l’en-tête compte votre travail, par exemple 3 tâches ouvertes dans 2 projets et 1 sur votre bureau.
Lisez l’Ordre du jour : vos calendriers, et ceux que des collègues partagent avec vous. Cliquez sur Replier l’agenda pour le réduire à une ligne avec votre prochain rendez-vous.
Lisez Automatisations. Une ligne d’état compte les tâches programmées actives, en pause ou qui demandent votre attention. Deux onglets :
Lisez l’Agenda, la chronologie. Ce qui est urgent se trouve à gauche, ce qui a de la marge à droite. Basculez entre Semaine et Mois, déplacez-vous avec les flèches, et zoomez ou dézoomez. Maintenant marque le présent.
Les tâches sans date se trouvent à part, sous Hors agenda.
Mettre en place une tâche programmée
Une tâche programmée est une exécution récurrente d’un agent, rédigée comme une mission : ce qui doit s’exécuter, à quelle fréquence, quel collègue l’exécute, et où arrivent ses résultats.
Dans Automatisations, cliquez sur Nouvelle tâche programmée.
Le panneau Une nouvelle tâche programmée s’ouvre.
Dans Ce qu’il faut exécuter, rédigez la mission, par exemple « Résumer la semaine dernière dans #general ».
Complétez la phrase Exécutez-la …, en tant que …, et livrez le résultat dans … :
Sous Première exécution, choisissez immédiatement, ou attendez un intervalle.
Si vous le souhaitez, ouvrez Contrat d’autonomie — facultatif pour préciser ce que la tâche peut faire seule et où elle doit d’abord vous consulter. Les clauses principales sont Son objectif, Ce qu’il peut faire seul, Quand il doit d’abord vous consulter et Comment revenir en arrière. Chaque clause est facultative, une ligne chacune.
Cliquez sur Programmer cette tâche.
La note sous le bouton indique Elle démarre en pause — activez-la dans le registre quand vous le souhaitez.
Activer, exécuter ou mettre en pause une tâche programmée
Dans Tâches programmées, cliquez sur la ligne de la tâche pour ouvrir ses commandes.
Cliquez sur Reprendre pour l’activer, ou sur Pause pour l’arrêter à une échéance.
Pour l’exécuter une fois maintenant, hors de sa fréquence, cliquez sur Exécuter maintenant.
Modifier une tâche programmée
Les commandes d’une tâche programmée comportent trois parties :
- Ce qu’il fait — les Instructions, avec Modifier les instructions ; Exécutée par, l’agent ; Arrive dans, le salon de livraison, que vous pouvez changer ; et Dernière exécution.
- Contrat — En rédiger un, ou Modifier le contrat, puis Enregistrer le contrat. Il prend effet à partir de l’exécution suivante.
- Planification — Fréquence, et Prochaine exécution. Déplacer la prochaine exécution ne déplace que la suivante ; le rythme reste le même.
Pour supprimer une tâche programmée, cliquez sur Supprimer et confirmez à Supprimer définitivement ?
Gouverner les automatisations qui agissent pour vous
Une automatisation qui agit sous votre autorité naît d’une carte de confirmation dans une conversation. Quand vous demandez à un collègue de prendre en charge quelque chose comme une routine, par exemple « fais ceci chaque matin et publie-le dans #general », l’agent répond par une carte indiquant la planification, les sources qu’il peut lire et les actions extérieures qu’il peut effectuer. La carte propose ; vous confirmez.
Cliquez sur l’onglet Mes automatisations.
Chaque automatisation indique ce qu’elle lit et combien de tâches programmées s’appuient sur elle.
Utilisez son interrupteur pour la désactiver ou l’activer. Désactivée, chaque déclencheur qui pointe vers elle s’arrête jusqu’à ce que vous la réactiviez.
Cliquez sur Restreindre ce qu’elle peut faire, cochez les actions extérieures que vous autorisez, comme Publier dans Agora ou Programmer une tâche, et cliquez sur Enregistrer le périmètre. Lire et rendre compte ne nécessitent jamais de case cochée.
Pour y mettre fin, cliquez sur Révoquer et confirmez. Ses déclencheurs disparaissent avec elle.
Sous la liste, Ce qui pourrait tourner pour vous montre ce que vos outils connectés rendent possible, avec Configurer ou Gérer pour chaque outil.
Replanifier ou clôturer une tâche
Cliquez sur la carte d’une tâche dans l’Agenda.
Son détail s’ouvre.
Cliquez sur Replanifier, ou sur L’inscrire à l’agenda si elle n’a pas de date.
Choisissez Aujourd’hui, Dans 3 jours, La semaine prochaine, Dans 2 semaines ou une date, réglez Quelle urgence ?, puis cliquez sur Déplacer l’échéance.
Ou cliquez sur Marquer comme terminée.
Un élément récurrent affiche Tâche récurrente d’un agent, avec Gérer cette planification.
Répondre aux demandes de vos agents
Cliquez sur Boîte de réception dans l’en-tête.
Le panneau Vos agents ont besoin de vous liste chaque demande qui vous attend.
Cliquez sur Approuver, Modifier ou Refuser.
Ce que vous verrez
- Rien ne s’exécute encore selon un calendrier. — rédigez une mission avec Nouvelle tâche programmée.
- Rien n’agit encore sous votre autorité. — demandez à un collègue, dans une conversation, de prendre quelque chose en charge.
- Rien à l’horizon pour l’instant — les tâches récurrentes et les échéances des projets arrivent ici à mesure que vous les planifiez.
- États des tâches programmées : aucune exécution, exécution réussie, conforme, en dérive, échec, inexécutable et en pause. La dernière exécution peut indiquer si elle a rempli ses critères d’achèvement.
- Une bannière quand une tâche programmée est en dérive, inexécutable ou en échec, avec Voir.
- Aucune destination — ses résultats sont supprimés après chaque exécution.
- Critères d’achèvement non remplis 3 fois de suite — une fiche attend dans « À traiter ».
- S’exécute sous votre autorité personnelle, via « … ».
- Tout est à jour. Vos agents n’attendent rien. — la Boîte de réception est vide.
- Cette tâche nécessite des capacités qu’aucun de vos agents ne possède encore. — avec Demander l’accès, ou confiez-la à Silvestro.
- Lecture seule — seule la personne qui a configuré cette tâche peut la modifier.
Bon à savoir
- Une nouvelle tâche programmée démarre en pause. Activez-la avec Reprendre quand vous êtes prêt.
- Chaque tâche programmée indique où arrivent ses résultats. Sans destination, ses résultats sont supprimés après chaque exécution, et la ligne le signale.
- Une tâche programmée ou une automatisation ne peut être modifiée que par la personne qui l’a configurée. Les tâches configurées par Nexa ne peuvent être modifiées que par Nexa.
- Une automatisation agit strictement dans le périmètre confirmé par son propriétaire. Une action extérieure non autorisée à sa naissance est retenue, pas improvisée. Chaque exécution et chaque action retenue figure dans le journal d’audit.
- Les tâches créées dans Mon bureau apparaissent aussi dans l’Agenda.
- Une prise en charge livrée dans l’Agora peut aussi devenir une routine récurrente, depuis son bandeau dans la discussion.
Voir aussi
- Mon bureau — les tâches du bureau arrivent dans l’Agenda.
- À traiter — les demandes des automatisations, les livraisons retenues et les fiches de critères d’achèvement non remplis.
- Boîtes aux lettres et calendriers — l’Ordre du jour, et les outils qu’une automatisation peut utiliser.
- Salons de l’Agora — là où arrivent les résultats d’une tâche programmée.
- Travailler avec Silvestro — créer une routine depuis une conversation.
- Projets — les échéances des projets sur la chronologie.