Postfächer und Kalender
Verbinden Sie Ihr Postfach und Ihren Kalender, legen Sie fest, wer sie sieht, senden Sie Antworten, die Agenten entwerfen, und bestimmen Sie, wo Agenten fest buchen dürfen.
Sie können Ihre E-Mails und Ihren Kalender in Nexa Agora holen, unter einer Regel: Holen Sie Ihre E-Mails und Ihren Kalender herein. Nichts geht hinaus ohne Ihr Ja. Die Agenten lesen Ihre E-Mails und entwerfen Antworten, aber eine Antwort geht erst hinaus, wenn Sie auf Senden drücken. Die Agenten sehen Ihre freie Zeit und buchen vorläufig, und fest buchen sie nur innerhalb der Zeitfenster, die Sie erlauben. Diese Seite zeigt Ihnen, wie Sie beides verbinden und die Kontrolle darüber behalten.
Bevor Sie beginnen
- Öffnen Sie Governance › Einstellungen › Integrationen. Ihre E-Mails und Ihr Kalender befinden sich im Band Für Sie.
- Jedes Mitglied verbindet sein eigenes Postfach. Ein mit anderen Personen geteiltes Postfach richtet ein Inhaber oder Admin ein.
- Kalender und E-Mails in Arbeit verwandeln gibt es in den Tarifen Pro und Enterprise.
Ein Postfach verbinden
Suchen Sie unter Für Sie den Eintrag E-Mail und klicken Sie auf Postfach verbinden.
Die Seite bietet Vier Wege hinein.
Wählen Sie einen:
Jeder Weg zeigt, was die Agenten damit tun dürfen: Lesen, Schreiben und Senden.
Legen Sie unter Wer es sehen kann fest, wer das Postfach liest.
Ein Mitglied liest Nur du. Ein mit anderen geteiltes Postfach richtet ein Admin ein. Ein Inhaber oder Admin wählt Nur ich, Bestimmte Personen oder Alle in diesem Arbeitsbereich.
Lassen Sie auf der Seite von Microsoft die Berechtigungen angehakt:
Zurück auf der Seite sehen Sie Mit … verbunden. und Das Lesen hat begonnen. Neue Nachrichten landen in Ihrer Library, sobald sie gelesen sind.
Das erste Befüllen liest ab den ältesten Nachrichten, jeweils fünfzig auf einmal. Es kann eine Weile dauern, und Sie können die Seite verlassen.
iCloud Mail verbinden
iCloud Mail wird mit einem app-spezifischen Passwort verbunden, das Sie in Ihrem Apple Account für Nexa Agora erstellen. Es ist keine Anmeldung mit Apple: Nexa Agora liest Ihre E-Mails mit diesem Passwort über die Standard-Mailserver von Apple. Ihr Apple Account braucht die Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Wählen Sie iCloud Mail und dann Einrichten.
Der Bereich listet die Schritte auf und trägt den Server von Apple für Sie ein.
Melden Sie sich bei account.apple.com an und öffnen Sie Anmeldung und Sicherheit, dann App-spezifische Passwörter.
Erstellen Sie eines mit dem Namen Nexa Agora und kopieren Sie es. Apple zeigt es nur ein einziges Mal.
Geben Sie zurück im Bereich Ihre iCloud-Adresse als Benutzername ein, zum Beispiel name@icloud.com, und fügen Sie das App-Passwort ein.
Optional: Haken Sie Agenten schreiben lassen an. Der Postausgangsserver von Apple wird ebenfalls eingetragen, sodass Antworten hinausgehen können, sobald Sie sie bestätigen.
Klicken Sie auf Verbinden.
Sie können das app-spezifische Passwort jederzeit in Ihrem Apple Account widerrufen.
Ein weiteres Postfach verbinden
Bei jedem Anbieter verbinden Sie sich über IMAP und ein App-Passwort: ein separates Passwort, das Sie in den Sicherheitseinstellungen Ihres Anbieters erstellen, nicht Ihr normales Passwort. Sie können es dort jederzeit widerrufen.
Wählen Sie Ein weiteres Postfach und dann Einrichten.
Geben Sie die Serveradresse ein. Die Hilfeseite Ihres Anbieters führt sie als IMAP auf.
Geben Sie Ihren Benutzername ein, meist Ihre vollständige Adresse.
Fügen Sie das App-Passwort ein.
Optional: Geben Sie den Ordner ein, den die Agenten lesen.
Optional: Haken Sie Agenten schreiben lassen an, damit die Agenten Nachrichten als gelesen markieren, verschieben und Antworten in Ihrem Entwürfe-Ordner verfassen können.
Optional: Geben Sie einen Postausgangsserver für Antworten ein. Er verwendet denselben Benutzernamen und dasselbe App-Passwort.
Verbinden Sie.
Ein Postfach verwalten
Jede Postfachzeile zeigt Verbunden … und was die Agenten tun dürfen: Agenten können es lesen, als Entwurf antworten, nach Ihrer Bestätigung senden.
- Jetzt prüfen liest das Postfach sofort.
- In Library lesen öffnet seine Nachrichten in der Bibliothek.
- Deaktivieren beendet das Lesen. Nichts wird gelöscht. Wieder einschalten nimmt das Lesen innerhalb von fünf Minuten wieder auf.
- Entfernen beendet das Lesen und entfernt die Zeile. Die bereits abgelegten Nachrichten bleiben in Ihrer Bibliothek.
E-Mails in Arbeit verwandeln
In den Tarifen Pro und Enterprise kann ein Postfach neue E-Mails in Arbeit für einen Agenten verwandeln.
Suchen Sie in den Einstellungen des Postfachs E-Mails in Arbeit verwandeln.
Wählen Sie eine Option:
Mit Wenn ich frage können Sie auch einen Absender markieren: Geben Sie den Zu markierender Absender ein und klicken Sie auf Markieren. Ein neuer Thread dieses Absenders wird dann von selbst zu Arbeit.
In der Bibliothek hat ein E-Mail-Gespräch außerdem Diesen Thread besprechen. Damit öffnet sich eine Diskussion im Arbeitsbereich zu diesem Gespräch, in der der Agent des Postfachs eine Zusammenfassung postet.
Eine von einem Agenten entworfene Antwort senden oder verwerfen
Agenten senden nie von sich aus E-Mails.
Bitten Sie einen Agenten, auf eine E-Mail zu antworten.
Der Agent schreibt die Antwort als Entwurf in Ihr eigenes Postfach. Sie sehen sie auch in Ihrer E-Mail-App.
Öffnen Sie Fokus › Zu erledigen.
Eine Karte zeigt E-Mail · vorgeschlagen von … · für Sie, mit An, Betreff und Text.
Klicken Sie auf Senden, um genau diesen Text aus Ihrem eigenen Postfach über Ihren Anbieter zu senden. Oder klicken Sie auf Verwerfen: Nichts wird gesendet, und der Entwurf bleibt in Ihrem Postfach.
Einen Kalender verbinden
Suchen Sie unter Für Sie den Eintrag Kalender und klicken Sie auf Kalender verbinden.
Wählen Sie einen:
Klicken Sie auf Weiter zu … und melden Sie sich an.
Zurück auf der Seite sehen Sie Mit … verbunden. und Agenten sehen jetzt Ihre freie Zeit. Legen Sie ein Buchungsfenster fest, wenn sie fest buchen sollen.
iCloud Calendar verbinden
Auch iCloud Calendar wird mit einem app-spezifischen Passwort verbunden, genauso wie iCloud Mail. Es ist keine Anmeldung mit Apple.
Wählen Sie iCloud Calendar und dann Einrichten.
Der Server von Apple,
https://caldav.icloud.com, ist eingetragen.Erstellen Sie in Ihrem Apple Account ein app-spezifisches Passwort für Nexa Agora, wie unter iCloud Mail verbinden.
Geben Sie Ihre iCloud-Adresse als Benutzername ein und fügen Sie das App-Passwort ein.
Optional: Geben Sie den Namen des Kalender ein. Lassen Sie das Feld leer, um den ersten Kalender des Kontos zu verwenden.
Klicken Sie auf Verbinden.
Sie sehen iCloud Calendar ist gespeichert. Das erste Lesen zeigt, ob es funktioniert.
iCloud bewahrt die Kalender jedes Kontos auf einem regionalen Server auf, etwa https://p05-caldav.icloud.com. Nennt das erste Lesen einen solchen Server, zeigt der Kalender Gespeichert · Lesen abgelehnt, mit der zu verwendenden Adresse. Trennen Sie ihn und verbinden Sie ihn erneut mit dieser Adresse als Serveradresse.
Einen CalDAV-Kalender verbinden
Fastmail, Nextcloud und ähnliche Kalender verbinden Sie mit CalDAV, dem Standardweg zu einem Kalenderserver, und einem App-Passwort.
Wählen Sie CalDAV und dann Einrichten.
Geben Sie die Serveradresse ein. Fastmail und Nextcloud nennen jeweils ihre eigene.
Geben Sie Ihren Benutzername ein, meist Ihre Adresse.
Fügen Sie das App-Passwort ein, das Sie in den Sicherheitseinstellungen Ihres Anbieters erstellt haben.
Optional: Geben Sie den Namen des Kalender ein. Lassen Sie das Feld leer, um den ersten Kalender des Kontos zu verwenden.
Klicken Sie auf Verbinden.
Sie sehen Mit CalDAV verbunden.
Festlegen, wer einen Kalender sieht, und Buchungsfenster einrichten
Ein Buchungsfenster ist eine stehende Vorabgenehmigung: ein Zeitraum, in dem die Agenten fest buchen dürfen. Außerhalb davon wartet jede Buchung auf Sie.
Öffnen Sie die Einstellungen des Kalenders.
Wählen Sie unter Welcher Kalender den Hauptkalender oder einen anderen. Wählen Sie unter Zeitzone die Zone, nach der sich die Zeitfenster richten.
Wählen Sie unter Wer es sehen kann Nur ich oder Bestimmte Personen. Die gewählten Teammitglieder sehen ihn in ihrer Agenda, ohne ihn zu verwalten.
Klicken Sie unter Buchungsfenster – Ihre stehende Vorabgenehmigung auf Zeitfenster hinzufügen, wählen Sie die Tage, Von und An, und klicken Sie dann auf Hinzufügen.
Die Grafik zeigt Fest und Vorläufig gebuchte Zeit.
Innerhalb eines Zeitfensters buchen die Agenten fest, höchstens zehn pro Tag, in einer eigenen Kategorie, damit Sie sie erkennen. Um ein Zeitfenster zu entfernen, klicken Sie auf Dieses Zeitfenster entfernen.
Dieselben Einstellungen enthalten Deaktivieren, damit die Agenten Ihre freie Zeit nicht mehr sehen und nicht mehr buchen, Wieder einschalten und Trennen.
Ihre Kalender im Zeitplan lesen
Öffnen Sie Fokus › Zeitplan.
Die Karte Agenda zeigt Ihre Kalender.
Wechseln Sie zwischen Woche, Stunde für Stunde, und Liste. Bewegen Sie sich mit Vorherige Woche, Diese Woche und Nächste Woche.
Eine von einem Agenten vorgeschlagene Buchung trägt den Vermerk vorläufig. Bestätigen oder lehnen Sie sie in Ihrem Kalender ab.
Zugeklappt behält die Agenda eine Zeile mit Ihrem nächsten Termin. Eine Glocke leuchtet 15 Minuten vor Beginn auf, und neben Zeitplan in der Seitenleiste leuchtet ein Punkt.
Was Sie sehen werden
- E-Mail ist für diesen Arbeitsbereich noch nicht eingeschaltet. Bis dahin gibt es nichts einzurichten. und Kalender sind für diesen Arbeitsbereich noch nicht eingeschaltet.
- Demnächst bei einem Verbindungsweg, der nicht eingeschaltet ist, wie vorerst Gmail.
- Gespeichert · Lesen abgelehnt bei einem Kalender — er ist gespeichert, aber sein letztes Lesen wurde abgelehnt. Die Zeile sagt warum; nur Verbunden bedeutet, dass die Agenten ihn lesen.
- Pro- und Enterprise-Pläne im Kalenderbereich, wenn Ihr Tarif sie nicht enthält. Ein Versuch führt zu einer Ablehnung mit einem Link zur Abrechnung.
- Der Server hat dieses Postfach nicht akzeptiert. oder Der Server hat diesen Kalender nicht akzeptiert. — prüfen Sie Adresse, Benutzername und App-Passwort.
- Es wurde nichts verbunden., mit dem Grund. Zum Beispiel: „E-Mails lesen und ordnen“ wurde auf der Seite von … nicht angehakt. Versuchen Sie es erneut und lassen Sie es angehakt.
- Noch keine Fenster – also wird nie etwas fest gebucht. — jede Buchung eines Agenten wartet als vorläufig auf Sie.
- Handlungsbedarf — ein Postfach braucht Aufmerksamkeit.
- Ausgeschaltet – das Lesen wurde beendet. Nichts wurde gelöscht. — ein Admin hat das Postfach ausgeschaltet.
- Noch kein Kalender. im Zeitplan — verbinden Sie einen unter Einstellungen › Integrationen.
Gut zu wissen
- E-Mails werden alle fünf Minuten gelesen, jeweils fünfzig Nachrichten auf einmal. Jede Nachricht wird zu einem Dokument in Ihrer Bibliothek, mit Absender, Datum, Betreff und Inhalt. Nachrichten eines Gesprächs werden zusammengefasst.
- Ein Postfach mit der Einstellung Nur ich wird zu Ihren privaten Dokumenten in der Bibliothek.
- Nur ein mit Alle in diesem Arbeitsbereich geteiltes Postfach speist das Unternehmensgedächtnis. Kalenderinhalte speisen es nie.
- Anhänge bleiben im Postfach, bis Sie einen öffnen.
- Die Agenten finden E-Mails durch Suchen. Eine Frage wie „Haben wir eine E-Mail zu Oceanic Teas erhalten?“ wird aus den E-Mails beantwortet, die die fragende Person sehen darf.
- Die Person, der ein Postfach gehört, entscheidet, wer es liest, ob es in Arbeit verwandelt wird und ob es entfernt wird. Ein Admin kann das Postfach einer anderen Person nur ausschalten.
- Ein Kalender bleibt Eigentum der Person, der er gehört. Ein Inhaber oder Admin sieht jeden Kalender des Arbeitsbereichs, kann den einer anderen Person aber nur Deaktivieren. Nur die Person, der der Kalender gehört, schaltet ihn wieder ein.
- Die Agenten greifen im Auftrag der fragenden Person auf einen Kalender zu: auf einen privaten Kalender nur in einem direkten Chat mit der Person, der er gehört, oder über deren eigene Automatisierung; auf einen geteilten nur für die Person, der er gehört, und die Teammitglieder, mit denen er geteilt ist.
- Ein iCloud-Kalender wird vom regionalen iCloud-Server des Kontos gelesen (
https://pNN-caldav.icloud.com), den Apple nicht anzeigt. Ein überhttps://caldav.icloud.comverbundener Kalender nennt diese Adresse beim ersten Lesen; trennen Sie ihn und verbinden Sie ihn erneut mit dieser Adresse. - Wenn eine Person den Arbeitsbereich verlässt, gehen ihre Postfächer und Kalender mit ihr.
- Ein Modell auf Ihrem eigenen Computer wird in Nexa Bridge verbunden, nicht hier.
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