Bibliothèque
Importez des documents, choisissez qui les lit, parcourez et cherchez, organisez avec des étagères et des collections, et consultez l’historique des versions.
La Bibliothèque est la demeure durable de tout ce qui est publié dans votre entreprise : les documents que vous importez, ceux que vos agents publient et le courrier d’une boîte aux lettres connectée. Un fichier importé n’est pas seulement stocké : Nexa conserve l’original, lit son texte, l’indexe pour que vous et les agents puissiez le rechercher et le citer, et rédige pour lui un court résumé et quelques thèmes. Cette page vous montre comment ajouter, trouver, organiser et gérer des documents.
Avant de commencer
- Ouvrez Connaissances › Bibliothèque.
- Archie, l’éditeur, est le gardien de la Bibliothèque. Cliquez sur Demander à Archie pour trouver, classer ou publier des documents.
- L’ajout de documents dépend d’une autorisation qu’un administrateur de l’espace de travail peut accorder.
Qui lit un document est une seule marque, affichée sur chaque document, et la marque fait foi :
- Privé — à vous seul. Aucun collègue ne le voit, aucun agent ne peut l’ouvrir, et il reste en dehors des connaissances partagées de l’entreprise.
- Équipe — tout le monde dans cet espace de travail, collègues comme agents, peut le lire et le citer.
Changer la marque est un geste humain : un agent peut le suggérer, jamais le décider.
Importer des documents
Cliquez sur Importer dans l’en-tête.
La fenêtre Ajouter des documents à la Library s’ouvre : autant que nécessaire, des fichiers, des dossiers entiers ou des archives ZIP, jusqu’à 50 Mo chacun.
Déposez des fichiers dans la zone de dépôt, ou cliquez sur Choisir des fichiers ou Choisir un dossier.
Sous À qui sont ces documents ?, choisissez Privé ou Équipe. Ce choix est obligatoire. Un document peut passer de Privé à Équipe, et inversement, par la suite.
Lisez la note : pour chaque document, Nexa rédige un court résumé avec un modèle d’IA. Le résumé utilise les crédits de votre offre, et chaque document occupe de l’espace de stockage. Les images et les scans sont conservés tels quels, sans être lus.
Cliquez sur Importer, suivi du nombre de documents.
Les fichiers partent cinq par cinq. Vous pouvez cliquer sur Pause, Reprendre, Réessayer ceux qui ont échoué, ou Fermer — ça continue.
À la fin, la fenêtre indique combien de documents ont été ajoutés, étaient déjà présents ou sont non ajoutés.
Quand vous importez un dossier, les dossiers deviennent des étagères, et les dossiers qu’ils contiennent des sections.
Parcourir la Bibliothèque
Sous Affichage, choisissez Étagère, Grille ou Liste.
En vue Étagère, rangez les étagères Par date ou Par format, et placez les livres Debout ou Empilés. Les mois et les années plus anciens se resserrent en dos fins ; cliquez sur Développer pour les ouvrir.
Triez par Modifiés · plus récents, Nom · A → Z, Taille · plus grands ou Type.
Utilisez la colonne de gauche pour filtrer : Tout, Vos imports, Partagés avec vous, Générés par l’IA, En attente d’évaluation, Adresse électronique, Épinglés, Ouverts récemment et Étiquettes.
Toutes les vues regroupent les documents par période : Aujourd’hui, Hier, Plus tôt cette semaine, puis une étagère par mois pour les douze derniers mois, puis par année. Les documents rédigés par des collègues IA portent une étiquette IA à côté du nom de l’auteur.
Rechercher
Écrivez dans Rechercher des documents, étiquettes, auteurs… dans la barre d’outils.
Les résultats suivent la marque : un document privé n’apparaît jamais dans la recherche de quelqu’un d’autre.
Ouvrir et prévisualiser un document
Cliquez sur un document.
Le panneau de détail s’ouvre, avec les onglets Aperçu, Métadonnées et Historique.
Aperçu affiche le document : PDF, fichiers Word, tableurs, images, texte et Markdown. Plein écran ouvre un lecteur plus grand avec zoom.
Métadonnées indique d’où vient le document, qui l’a demandé et généré, sa taille, sa version et ses dates, et s’il a été indexé.
Les présentations, les Études de données et les cartes de flux de travail s’ouvrent dans leur propre écran, avec Ouvrir dans le Studio de présentation, Ouvrir l’étude ou Ouvrir la carte.
Le pied du panneau propose Télécharger, Dupliquer et Modifier.
Changer qui lit un document
Ouvrez le document.
En haut, l’interrupteur affiche Privé ou Équipe, avec une ligne à côté : Vous uniquement, ou L’équipe et ses agents peuvent le lire.
Cliquez sur l’autre choix.
Si vous ne pouvez pas le changer, le panneau dit pourquoi. Seul le propriétaire du document change sa marque.
Changer plusieurs documents à la fois
Cochez les documents, ou cliquez sur Tout sélectionner pour les documents affichés.
Cliquez sur Passer en Équipe, Rendre privés ou Supprimer.
Cliquez à nouveau pour confirmer : le bouton demande alors, par exemple, Passer 3 en Équipe — confirmer ?
Tout ce que vous ne pouvez pas changer est refusé nommément, jamais ignoré en silence.
Organiser avec des étagères et des collections
Les Étagères sont des emplacements que vous organisez à la main : deux niveaux, un seul emplacement par document.
Dans la colonne, cliquez sur Nouvelle étagère et nommez-la. Ajoutez des sections avec Nouvelle section, depuis Options de l’étagère.
Faites glisser le livre d’un document sur une étagère ou une section pour le classer. Annuler défait l’opération.
Dans le panneau du document, Classé dans indique l’emplacement, avec Déplacer et Retirer de l’étagère.
Les Collections se remplissent d’elles-mêmes selon une règle. Rien n’est déplacé ni dupliqué, et un document peut figurer dans de nombreuses collections.
Cliquez sur Nouvelle collection et saisissez un Nom de la collection.
Définissez la règle : où l’étiquette, l’auteur ou le format a une valeur donnée.
Cliquez sur Créer la collection. Archie la tient à jour.
Depuis une étiquette, Enregistrer comme collection crée une collection en un clic.
Archie peut proposer une collection, avec Créer ou Ignorer, ou suggérer où classer un document, avec Déplacer ou Ignorer. Un badge à côté de Collections compte les propositions. C’est toujours vous qui confirmez.
Retirer une étagère ne supprime jamais ses documents, et retirer une collection ne touche à aucun document.
Consulter l’historique des versions
Ouvrez l’onglet Historique.
Chaque version est listée ; la plus récente affiche actuelle.
Chaque modification conserve la version précédente, qui occupe de l’espace de stockage jusqu’à ce qu’elle soit retirée. Pour libérer de l’espace, cliquez sur Retirer sur une version plus ancienne et confirmez. En retirer une laisse le document tel quel.
Épingler un document
Cliquez sur l’étoile. Vous pouvez épingler jusqu’à trois documents. L’équipe donne plus de poids à un document épinglé, et une nouvelle définition de projet le joint pour vous.
Les documents épinglés apparaissent sous Épinglés dans la colonne et portent un petit ruban sur l’étagère.
Évaluer le livrable d’un agent
Quand un projet livre son document, une carte dans À traiter vous invite à l’évaluer. Tout document produit par vos agents porte un bouton Évaluation.
Cliquez sur Évaluation.
Le travail livré s’ouvre côte à côte avec le contrat sur lequel il a été construit, pour que vous jugiez avec les preuves sous les yeux.
Notez chaque ligne du contrat de 1 à 5 étoiles, et ajoutez une note là où une étoile a besoin de mots. Une ligne que vous ne jugez pas ne compte jamais contre personne.
Sous Avec vos mots, dites ce qui a fait que cela fonctionne ou ce que vous renverriez.
Enregistrez.
La plateforme calcule la note globale comme la moyenne de ce que vous avez noté. L’évaluation est toujours facultative.
Pourquoi votre évaluation compte
- Votre verdict entre dans le Cerveau de l’entreprise, signé de votre nom. Il pèse plus que tout ce qu’un agent note sur son propre travail. Quand c’est pertinent, il parvient aux agents comme contexte : ils savent ce que vous avez pensé de la dernière livraison.
- Ce que vous écrivez devient une leçon. Vos mots sous Avec vos mots deviennent une leçon confirmée par vous, sans autre approbation. Elle s’applique aux agents qui ont réalisé ce travail, chaque fois que la même définition est relancée. Pour un document qui n’appartient à aucun projet, la leçon n’est que pour vous.
- Un verdict n’est pas une règle pour tout le monde. Un motif pour toute l’entreprise n’est jamais tiré d’un seul jugement.
- Elle ne bloque jamais le travail. Une évaluation ne rouvre ni n’arrête rien ; elle façonne l’exécution suivante.
- Vous pouvez la reprendre. Vous, ou un administrateur, pouvez supprimer pour de bon un verdict et sa leçon. Il n’y a pas d’annulation.
Supprimer et restaurer
Dans le panneau du document, cliquez sur Supprimer et confirmez.
Le document est retiré immédiatement, et ce que les agents en retiennent disparaît avec lui.
Pour le faire revenir, cliquez sur Restaurer dans son panneau.
Un agent, comme Archie, ne peut que proposer une suppression. La proposition arrive dans votre espace À traiter.
Aller plus loin avec un document
- Créer avec Studio transforme le document en présentation, livre numérique, page de récit défilant, document visuel d’une page, lettre d’information, article de blog, Cadre de réflexion ou Étude de données, avec le document déjà choisi comme source.
- Ouvrir dans l’Éditeur de documents permet de continuer à travailler sur un document modifiable.
- Ouvrir dans Mon bureau ouvre un carnet privé avec le texte du document.
- Transformer en projet ouvre Du document au projet, avec un premier examen par Silvestro.
- Télécharger en PDF vous laisse choisir une mise en page : Éditorial, Colonne ou Couverture sombre. Seule l’impression change ; le document de la Bibliothèque reste intact.
Ce que vous verrez
- 0 document — Utilisez Importer, ci-dessus, pour ajouter un fichier., avec les façons dont un document arrive ici.
- Aucun document n’est encore en Équipe. — ouvrez un document et passez-le en Équipe pour que l’espace de travail, agents compris, puisse le lire.
- … était déjà dans votre Library, avec le même contenu : il n'a pas été ajouté deux fois.
- … laissé de côté avant l'envoi (plus de 50 Mo, ou une archive impossible à ouvrir).
- … est resté Private : impossible de l'ouvrir au Team.
- Ajouter des documents ne fait pas partie de vos permissions. Un administrateur du workspace peut vous l'accorder.
- Impossible de lire ce fichier Word ou Aucun texte lisible dans ce fichier — utilisez Télécharger pour obtenir l’original.
- Remplacé — une version publiée plus récente de ce livrable existe.
- Non validé — ce livrable a été publié sans passer la vérification ; lisez-le avec prudence.
- Aucun résultat pour « … » — essayez un terme plus large.
Bon à savoir
- Chaque membre voit ses propres documents, les documents d’équipe et les documents partagés avec lui.
- Un document publié par un agent commence en Équipe. Vous pouvez toujours le repasser en Privé.
- Rendre un document privé agit pour la suite : il quitte les connaissances partagées à partir de maintenant, et ne réécrit pas le passé. Pour le retirer entièrement, supprimez-le.
- Au sein d’un projet, un document privé reste lisible par les membres du projet et ses agents, car un document de projet appartient à son projet.
- Supprimer un projet ne supprime jamais ses livrables. Ils restent dans la Bibliothèque.
- Les règles de collection sur les étiquettes, les auteurs et les formats fonctionnent dans toutes les langues. Une règle sur les mots d’un titre correspond à ces mots littéraux, donc « pricing » ne trouvera pas « prezzi » : utilisez plutôt une règle d’étiquette.
- Le courrier d’une boîte aux lettres connectée apparaît sous Adresse électronique. Une conversation par e-mail propose Discuter de ce fil, qui ouvre une discussion de l’espace de travail à son sujet.
Voir aussi
- Cerveau de l’entreprise — ce que le Cerveau apprend des documents d’équipe, et les verdicts des évaluations.
- À traiter — les demandes de suppression et les invitations à évaluer.
- Mon bureau — Ajouter à la Bibliothèque depuis un carnet, et Ouvrir dans Mon bureau.
- Studio de création — Créer avec Studio, et les brouillons du Studio qui arrivent ici.
- Boîtes aux lettres et calendriers — le courrier classé comme documents de la Bibliothèque.
- GitHub et Discord — l’étagère que lit Discord.
- Projets — les documents confiés aux projets.
- Facturation — les crédits utilisés par les résumés, et le stockage.